Administratif Comment éviter les hics du numérique ?
Face à la numérisation du domaine de la santé, les chirurgiens-dentistes s’adaptent sans pour autant en maîtriser toutes les règles ni les pièges à éviter. De la gestion des données personnelles des patients à la mise en place de systèmes informatiques sécurisés, voici quelques-unes des principales obligations auxquelles les cabinets dentaires doivent se conformer.
La profession est intégrée
à la transformation 2.0
En 2023, les chirurgiens-dentistes ont été intégrés aux projets du Ségur numérique, dans le dispositif SONS (Système ouvert et non sélectif de référencement et de financement). La profession est ainsi intégrée à la transformation de l’organisation du système de soins et bénéficie d’outils (services et référentiels) pour accélérer l’essor de la dentisterie numérique : identifiant national de santé, messagerie sécurisée de santé, e-prescription… S’ouvre aussi à la profession la sécurisation du partage des documents du parcours de soins en émission et/ou en réception.
La dématérialisation peut-elle être obligatoire ?
La dématérialisation des documents et des flux documentaires n’est pas encore complètement obligatoire, mais elle devient incontournable. La télétransmission et la facturation sont déjà une réalité. Depuis les ordonnances Juppé de 1996, les professionnels de santé, dont les chirurgiens-dentistes, doivent « être en mesure, chacun pour ce qui le concerne, d’émettre, de signer, de recevoir et de traiter des feuilles de soins électroniques ou documents assimilés conformes à la réglementation ».
Le décret 2021-321, issu de la Loi économie circulaire, impose également la dématérialisation de la traçabilité des déchets, des déchets d'activités de soins à risques infectieux (DASRI) comme pour les déchets à risques chimiques et toxiques (DRCT). Une application en ligne (Trackdéchets) se substituera progressivement aux bordereaux papier. Néanmoins les bordereaux de suivi doivent être conservés pendant une durée de trois ans afin de justifier de l’élimination. L’informatisation du cabinet dentaire est donc devenue une obligation légale.
Si la dématérialisation permet une simplification et une traçabilité des processus, ainsi que des gains de temps et de productivité considérables, la numérisation des documents est toutefois soumise à des règles. Leur reproduction doit être à l’identique du document source, en conservant les couleurs d'origine. Les factures numérisées doivent être conservées sous format PDF afin de garantir leur portabilité. Un expert-comptable peut accompagner ces démarches pour choisir la solution de numérisation respectant les normes légales la plus adaptée et la plus sécurisée.
Le Ségur du numérique nous concerne
Afin d'encourager le déploiement de L'Espace Santé Numérique, une intégration de différentes fonctions concernant le dossier médical partagé et l’ordonnance numérique dans les logiciels métier des professionnels de santé est mise en œuvre par l’Agence nationale de santé. Les frais de développement d’intégration dans les logiciels de ces nouveautés seront pris en charge après certification de conformité à la suite de commande de la version et de son installation chez le professionnel de santé directement par l’éditeur auprès de l'Agence nationale en santé. Le contrat annuel de maintenance du PS, auprès de l'éditeur n'augmentera pas pour ces ajouts spécifiques.
La messagerie sécurisée
Le chirurgien-dentiste a pour obligation d’utiliser une messagerie sécurisée pour dialoguer entre professionnels de santé et échanger des documents médicaux avec le patient. Cette messagerie sécurisée est intégrée dans l’espace numérique en santé Mon Espace Santé et MS Santé.
RGPD et confidentialité des données
Les données médicales sont considérées comme sensibles et leur traitement est soumis à des exigences strictes. Les feuilles de soins électroniques, comme les dossiers de soins des patients, doivent être sécurisées pour garantir leur confidentialité. Le professionnel de santé est responsable de la protection des données qu’il collecte, traite et stocke, pour être en conformité au Règlement général sur la protection des données (RGPD). Pour cela, un délégué à la protection des données (DPO) doit être nommé afin de mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles des patients contre les violations de données.
L’ADF vous informe des précautions utiles à connaître dans sa revue Tooth consacrée à la cybersécurité. En cas de violation de données susceptible d'entraîner un risque pour les droits et les libertés des personnes concernées, le chirurgien-dentiste doit notifier l’incident à la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) et aux patients concernés.
Obligations de conservation
et de restitution des données
La conservation des documents obéit à des obligations administratives qui concernent de la même manière les documents dématérialisés et imprimés. Pour rappel :
• Les contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises doivent être conservés pendant 5 ans.
• Les bulletins de paie, registres uniques du personnel, documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, soldes de tout compte (entre autres) doivent être conservés 5 ans.
• Les documents fiscaux doivent être conservés 6 ans.
• Les documents comptables doivent être conservés 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
• Le dossier médical doit être conservé 20 ans à compter de la date de la dernière consultation du patient.
• Les contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers doivent être conservés 30 ans.
Compte tenu de la durée de conservation de certains documents médicaux, le chirurgien-dentiste doit nécessairement effectuer des mises à jour de logiciel pour que les documents enregistrés sous des formats anciens puissent toujours être consultables. Il doit également assurer la sauvegarde des documents sur un serveur sécurisé afin de pallier une éventuelle perte de données due à une cyberattaque.
L’ADF vous accompagne
et vous forme
Le Congrès de l'ADF 2023 a été une occasion unique pour tous les chirurgiens-dentistes de suivre une séance en présentiel et d’échanger sur les obligations administratives à l’heure du numérique. Ont été abordés : la dématérialisation des documents et leur conservation, la sécurité informatique et le RGPD, ainsi qu’un focus particulier sur le dossier médical du patient.
Pour revoir la séance « Tour d’horizon des obligations réglementaires au cabinet dentaire » (B27), rendez-vous dans la médiathèque munis de vos identifiants ADF (accessible uniquement aux congressistes apprenants 2023).
Pour en savoir plus, consultez le site du Congrès de l’ADF.
L’ADF met également à votre disposition sa revue numérique Tooth pour tout savoir de la protection des données et la cybersécurité au cabinet dentaire.
*Articles L.4113-1 et D.413-122 du code de la santé publique.
Sources :
•“Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises”, article du Site officiel d’information administrative pour les entreprises de la République Française : https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F10029
•“Dématérialisation pour les entreprises : Guide pratique”, article du Portail de la transformation numérique des entreprises de la République Française : https://www.francenum.gouv.fr/guides-et-conseils/pilotage-de-lentreprise/dematerialisation-des-documents/dematerialisation-pour
•“Comprendre le RGPD”, article de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/comprendre-le-rgpd
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