Report du congrès de l’ADF, « Une décision difficile mais nécessaire »

Quelles raisons vous ont amenés à opter pour un report du congrès ?

Joël Trouillet : C’était une décision difficile mais elle était nécessaire... Nous avions tout mis en place pour qu’un congrès, tel que nous le préparons habituellement, ait lieu. C’est-à-dire avec quatre niveaux d’exposition (soit près de 13000 m²), 100 séances scientifiques… Il n’était nullement question de proposer un congrès au rabais. Le programme scientifique était prêt. Les exposants avaient répondu présents. Chaque semaine, des points étaient faits avec le Comident. Les décisions étaient donc partagées et concertées avec nos partenaires. Nous étions confiants, d’autant qu’en juillet, le gouvernement avait fait savoir que la jauge limitant les rassemblements à 5 000 personnes serait levée. La décision du report a été prise début septembre lorsque la dégradation de la situation sanitaire s’est accélérée.

Julien Laupie : Au fond, le report n’a qu’une seule raison : la situation sanitaire et les conséquences qu’elle engendre. Tous les voyants passent progressivement au rouge depuis la rentrée. Et mi-août, un décret a de nouveau fixé la jauge maximale à 5 000 personnes. Une mesure qui court, pour l’instant, jusqu’au 31 octobre. Au-delà de cette date, le gouvernement ne se prononce pas, ce qui crée de l’incertitude. Aucun écrit officiel ne précise les règles du jeu d’un accueil à 5 000 personnes. Est-ce 5 000 personnes par étage ? Faut-il compter les exposants ? Potentiellement, il aurait pu y avoir moins de public que d’exposants, 1 000 places disponibles pour des conférences qui attirent, chaque année, 6 000 personnes… Le congrès n’aurait pas été ce lieu d’échanges et de rencontres privilégiant les relations humaines. Maintenir l’évènement en pariant sur la fin des restrictions d’accueil, c’était faire prendre un risque important à tout le monde : l’Association, les congressistes et les industriels.

Quels vont être les impacts de ce report pour l’Association ?

Joël Trouillet : Au-delà de la déception, l’impact sera financier. Plusieurs millions d’euros seront perdus. En effet nous avions contractualisé avec différents prestataires pour l’organisation de cette édition. Les prochains jours seront consacrés à la gestion de ces engagements notamment pour la location des espaces d’exposition avec Viparis, de réception avec le Hyatt, la communication, la conception/réalisation des plans d’implantation, l’adaptation des systèmes informatiques… Le nouveau décret s’étend jusqu’à fin octobre. Notre évènement étant programmé comme chaque année en novembre, les prestataires appliquent des coûts liés à une annulation dans le cadre d’une rupture contractuelle.

Julien Laupie : L’ADF compte 14 salariés. Le fonctionnement économique de l’Association s’appuie grandement sur les recettes réalisées au cours du Congrès. Des recettes qui couvrent les frais de fonctionnement, les salaires de l’équipe. Nous allons devoir faire face à un exercice comptable extrêmement déficitaire. Mais l’ADF est une association bien gérée depuis sa création. Les réserves constituées permettent de passer ce coup dur. Nous étions économiquement libres dans ce choix politique et sanitaire fort. Mais nos finances ne nous permettront pas de vivre un deuxième épisode de ce type !

Des alternatives au Congrès seront-elles proposées ?

Joël Trouillet : Nous avons analysé la situation et jugé qu’un rendez-vous virtuel aux dates du Congrès ne reflèterait pas l’esprit du Congrès de l’ADF qui tire sa force de la relation humaine, de la proximité avec les formateurs, avec les exposants... Un événement en ligne de qualité est extrêmement long à mettre en place. Et nous n’aurions eu que deux mois pour le faire.

Ceci étant, nous sommes déjà à pied d’œuvre pour l’édition 2021 du Congrès de l’ADF. Traditionnellement, nous débutons la préparation d’un congrès 18 mois avant. Nous savons déjà que la quasi-totalité du programme scientifique prévu pour 2020 sera reportée et bien sûr enrichie. En janvier, comme chaque année, nous organiserons une rencontre avec les exposants pour faire le point et lancer la nouvelle édition. Nous constatons dès à présent que la plupart d’entre eux, suivant notre proposition, choisissent de reporter en 2021 les acomptes versés pour 2020 leur garantissant le même emplacement et les mêmes conditions. Avec le dynamisme de notre comité scientifique, la capacité d’adaptation de notre comité de pilotage et la confiance de nos partenaires industriels, les ingrédients sont déjà rassemblés pour réussir un grand Congrès 2021.

Julien Laupie : Nous ferons des propositions tout au long de l’année. Une des missions de l’ADF, c’est la formation. En 2020, nous avions mis en place deux formations DPC en e-learning sur la prise en charge du patient âgé et sur l’antibiorésistance. De nouveaux thèmes seront proposés sous cette forme dès le début de l’année prochaine.

Des temps de formation gratuits via Facebook live ont été proposés début 2020. Des sessions au cours desquelles les membres du Comité scientifique du Congrès 2020 prenaient la parole pour présenter un thème de formation. Avec la nouvelle séquence de promotion du Congrès, nous allons proposer à nouveau, dès janvier, ces rendez-vous en ligne. 

En dehors du Congrès, l’Association travaille sur de nombreux sujets pour accompagner et défendre la profession. Notre guide pratique Covid-19, téléchargé plus de 25 000 fois juste avant le déconfinement, en est un parfait exemple concret pour les praticiens. Nous allons profiter des mois à venir pour poursuivre et étoffer nos actions. Loi anti-cadeau, organisation de la formation continue, sécurité sanitaire… Les sujets à traiter sont nombreux. Un guide pratique sur le cabinet éco-responsable sera édité prochainement. Une mise à jour sera faite en particulier pour certaines de nos publications : le guide dédié aux situations médicales à risque et celui sur l’évaluation de la prévention des risques associés aux soins. De même un groupe de travail sera en charge d’un référentiel de bonnes pratiques sur la prise en charge de la douleur en odontostomatologie.

Propos recueillis par CDF Mag. 
Interview à retrouver dans CDF Mag 1905 du 1er octobre